Особенности применения стандарта ДСТУ 4163:2020

Опубликовано: 14.09.2021

Сотрудничая с международными компаниями, невольно обращаешь внимание на ту степень педантичности, с которой топ-менеджеры подходят к выполнению профессиональных задач. Необходимо систематически пересматривать принятые в корпорации подходы на их соответствие текущему  нормативному моменту.

Итак,  основное, что необходимо знать HR-у о делопроизводстве и возможных последствиях в связи с невыполнением норм соответствующего стандарта, отталкиваясь от судебной практики, рассказывает юрист АК «Прайм» Катерина Маламанюк.

  • Согласно ч. 2 ст. 23 Закона Украины «О стандартизации» национальные стандарты и кодексы установившейся практики применяются на добровольной основе, кроме случаев, если обязательность их применения установлена​​ нормативно-правовыми актами.

По состоянию на дату запроса на законодательном уровне не утверждена обязательность приведения документов в соответствие с ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Пунктом 11 п. 1 раздела «Документирование управленческой информации» Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных Приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 г. № 1000/5, предусмотрено, что оформление реквизитов организационно-распорядительной документации и порядок их расположения должны соответствовать национальным стандартам Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ДСТУ 4163-2003», утвержденным приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 07 апреля 2003 г. № 55.

При этом на сегодняшний момент существует правовая коллизия в связи с тем, что Государственным предприятием «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» принят Приказ от 01.07.2020г. № 144, которым ДСТУ 4163-2003 был отменен.

Таким образом, на данный момент закреплена обязательность применения ДСТУ 4163-2003, однако он утратил силу. Поскольку обязанность применения ДСТУ 4163:2020 законодательно не установлена, штрафные санкции за несоответствие (несоблюдение) отсутствуют.

В целом, по результатам анализа решений судов из Единого государственного реестра судебных решений можно сделать вывод, что предприятия не привлекают и не привлекали к ответственности за несоблюдение даже действующего ранее ДСТУ 4163-2003.

  • Отвечая на вопрос относительно возможности признания документа недействительным, необходимо отметить, что, в соответствии с Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными Приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 г. № 1000/5, обязательным элементом, зафиксированным в документе для его идентификации, организации учета и предоставления ему юридической силы, являются реквизиты служебного документа.

Соответственно, при условии указания в служебном документе (приказе) всех обязательных реквизитов для такого документа признать документ таким, что не является обязательным к исполнению, нельзя.

В целом, из анализа судебной практики следует, что иногда работники обращаются в суд с определенными требованиями к работодателю (например, отмена приказа об увольнении), мотивируя это в том числе несоответствием приказа положениям ДСТУ. Суды подтверждают необходимость придерживаться ДСТУ в части фиксации в документах обязательных реквизитов.

Например, решение Стрыйского горрайонного суда Львовской области от 31.10.2017 г. в деле № 456/2563/17:

«Суд не принимает во внимание ссылку истца на несоблюдение формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания при его оформлении (изготовление его не на фирменном бланке) и наличие личных мотивов директора Стрыйского колледжа при вынесении обжалуемого приказа, поскольку суду не предоставлено ни одного доказательства в подтверждение таких доводов. Более того, из анализа данного приказа следует, что в нем содержатся все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.4. ДСТУ 4163-2003».

Показательным в этом вопросе является решение Васильковского горрайонного суда Киевской области от 02.08.2017 г. в деле № 362/5606/16-ц, согласно которому:

«Также, суд не принимает во внимание ссылку истца на нарушение при составлении документов об увольнении п.5.26 Национального стандарта Украины ДСТУ 4163-2003 как на основание признании увольнения незаконным, поскольку предупреждения об освобождении от 03.08.2016 г., Приказ об увольнении № 52 от 08.10.2016 г. составлены на фирменных бланках ОО СМ «Глеваха-3», никаких требований о признании их недействительными или фиктивными заявлено не было, никаких сомнений в их подлинности суд не имеет, а несоблюдение определенных формальных норм не влияет на суть и содержание изложенного в данных документах текста».

Таким образом, если в документе указаны все реквизиты, он не может быть поставлен под сомнение ни контролирующими органами, ни самими работниками (что подтверждается сложившейся судебной практикой).

  • Относительно заполнения текста документа (приказа) от руки стоит отметить следующее.

Согласно п. 7.1. раздела 7 «Требования к изготовлению документов» ДСТУ 4163:2020, организационно-распорядительные документы изготавливают с помощью автоматизированных и/или печатных средств. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и т.д.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, допустимо оформлять рукописным способом.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что, в соответствии с требованиями ДСТУ 4163:2020, приказы необходимо изготавливать с помощью автоматизированных и/или печатных средств.

Однако, ответственность за несоблюдение данной нормы законодательством не предусмотрена, и если приказ содержит все обязательные реквизиты, он будет действительным.

Будьте в курсе свежих новостей и событий!



Позвонить Отправить Email