Особливості застосування стандарту ДСТУ 4163:2020

Співпрацюючи з міжнародними компаніями, мимоволі звертаєш увагу на той ступінь педантичності, з яким топ-менеджери підходять до виконання професійних завдань. Необхідно систематично переглядати прийняті в корпорації підходи щодо їх відповідності поточному нормативному моменту.

Отже, основне, що необхідно знати HR-у про діловодство та можливі наслідки в зв’язку з невиконанням норм відповідного стандарту, відштовхуючись від судової практики, розповідає юрист АК «Прайм» Катерина Маламанюк.

1) Відповідно до ч. 2 ст. 23 Закону України «Про стандартизацію» національні стандарти і кодекси усталеної практики застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов’язковість їх застосування встановлена ??нормативно-правовими актами.

Станом на дату запиту на законодавчому рівні не затверджена обов’язковість приведення документів у відповідність з ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Пунктом 11 п. 1 розділу «Документування управлінської інформації» Правил організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5, передбачено, що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування повинні відповідати національним стандартам України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 р. № 55.

При цьому на сьогоднішній момент існує правова колізія, оскільки Державним підприємством «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» був прийнятий Наказ від 01.07.2020 р. № 144, яким ДСТУ 4163-2003 був скасований.

Таким чином, на даний момент закріплена обов’язковість застосування ДСТУ 4163-2003, проте, він втратив силу. Оскільки обов’язок застосування ДСТУ 4163:2020 законодавчо не встановлений, штрафні санкції за невідповідність (недотримання) відсутні.

В цілому, за результатами аналізу рішень судів з Єдиного державного реєстру судових рішень можна зробити висновок, що підприємства не притягають і не притягали до відповідальності за недотримання навіть чинного раніше ДСТУ 4163-2003.

2) Відповідаючи на питання щодо можливості визнання документа недійсним, необхідно зазначити, що, відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5, обов’язковим елементом, зафіксованим в документі для його ідентифікації, організації обліку і надання йому юридичної сили, є реквізити службового документа.

Відповідно, за умови зазначення в службовому документі (наказі) всіх обов’язкових реквізитів для такого документа визнати документ таким, що не є обов’язковим до виконання, не можна.

В цілому, з аналізу судової практики випливає, що іноді працівники звертаються до суду з певними вимогами до роботодавця (наприклад, скасування наказу про звільнення), мотивуючи це, в тому числі, невідповідністю наказу положенням ДСТУ. Суди підтверджують необхідність дотримуватися ДСТУ в частині фіксації в документах обов’язкових реквізитів.

Наприклад, рішення Стрийського міськрайонного суду Львівської області від 31.10.2017 р. у справі № 456/2563/17:

«Суд не приймає до уваги покликання позивача на недотримання форми наказу про накладення дисциплінарного стягнення при його оформленні (виготовлення його не на фірмовому бланку) та наявності особистих мотивів директора Стрийського коледжу при винесенні оскаржуваного наказу, оскільки суду не надано жодного доказу на підтвердження таких доводів. Крім цього, з аналізу даного наказу вбачається, що в ньому містяться усі обов’язкові реквізити, передбачені п. 4.4. ДСТУ 4163-2003».

Показовим в цьому питанні є рішення Васильківського міськрайонного суду Київської області від 02.08.2017 р. у справі № 362/5606/16-ц, згідно з яким:

«Також, суд не приймає до уваги посилання позивача на порушення під час складання документів про звільнення п. 5.26 Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 як на підставу визнання незаконним звільнення, оскільки попередження про звільнення від 03.08.2016 р., Наказ про звільнення № 52 від 08.10.2016 р. складені на фірмових бланках ГО СМ «Глеваха-3», жодних вимог щодо визнання їх недійсними чи фіктивними заявлено не було, жодних сумнівів в їх дійсності суд не має, а недотримання певних формальних норм не впливає на суть та зміст викладеного в даних документах тексту».

Таким чином, якщо в документі вказані всі реквізити, він не може бути поставлений під сумнів ні контролюючими органами, ні самими працівниками (що підтверджується судовою практикою).

3) Стосовно заповнення тексту документа (наказу) від руки варто зазначити наступне.

Згідно з п. 7.1. розділу 7 «Вимоги до виготовлення документів» ДСТУ 4163:2020, організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих і/або друкованих засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформляти рукописним способом.

Отже, можна зробити висновок про те, що, відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020, накази необхідно виготовляти за допомогою автоматизованих і/або друкованих засобів.

Однак, відповідальність за недотримання даної норми законодавством не передбачена, і якщо наказ містить всі обов’язкові реквізити, він буде дійсним.